Iedereen kent het wel: je schrijft ’s ochtends een to-do lijst, bomvol met taken. Aan het eind van de dag ben je eigenlijk nauwelijks iets afgekomen, maar je lijst is nog even lang. Frustrerend, toch? Misschien ligt het niet aan jou, maar aan de manier waarop je die lijst maakt. Ik heb dit ook vaak meegemaakt — en geloof me, het kan anders.
Het probleem met de klassieke to-do lijst
Een to-do lijst voelt als dé oplossing voor productiviteit, maar die lange rij taken werkt vaak averechts. Waarom? Ten eerste, zo’n lijst geeft je de illusie dat alles tegelijk moet. Je hoofd raakt vol, je raakt gestrest, en uiteindelijk schuif je dingen vooruit. Mijn collega vertelde laatst dat ‘ie soms wel 30 taken opschrijft — niemand kan dat afkrijgen zonder gek te worden.
Trouwens, zo’n lijst is meestal te vaag. “E-mail checken” of “rapport schrijven” klinkt simpel, maar wat bedoel je exact? Daardoor begin je vaak niet goed, of te langzaam. Plus, het voelt alsof je constant faalt, want die lijst wordt nooit korter.
Wat werkt dan wel? Begin met tijdsblokken
In plaats van lijnen vol met taken, probeer eens je dag op te delen in tijdsblokken. Bijvoorbeeld: van 9 tot 10 werk je aan e-mails, van 10 tot 11 focus je op het rapport, en zo verder. Hierdoor maak je geen ellenlange lijst, maar creëer je een structuur die echt rust geeft.
Zelf gebruik ik sinds kort de “time blocking” methode en het scheelt echt. Wat trouwens ook helpt — en ik weet niet zeker of dit voor iedereen werkt — is pauzes plannen als obervaties in je agenda. Mijn buurvrouw zwoer erbij, omdat ze daardoor minder snel afgeleid raakt.
Speel met prioriteiten en wees realistisch
Probeer niet te veel taken te willen proppen in je dag. Kies drie hoofdtaken en leg de rest in een “voor later” map. Dat klinkt simpel, maar dit geeft echt lucht en voorkomen frustratie. Misschien herken je het: soms staat je lijst vol “minder belangrijke klusjes”, terwijl dat ene grote project steeds blijft liggen.
En houd er rekening mee dat sommige taken gewoon meer tijd vragen dan je denkt. Mijn vriend had het idee om “korte taken” en “lange taken” te scheiden en zo z’n lijst handiger te maken — niet slecht, toch?
Waarom reflectie onmisbaar is
Een kleine tip die ik kreeg van een oud-klasgenoot: neem elke week 10 minuten om te reflecteren op je aanpak. Welke taken lukten makkelijk? Welke niet? Hierdoor kun je je planning bijstellen en voorkom je dat je elke dag met frustratie eindigt.
Want, wees eerlijk — we doen het niet voor de lijst, maar voor resultaat. En soms betekent dat: minder doen, maar slimmer.
In het kort: zo pak je het beter aan
- Maak geen mega-lijsten, kies 3 topprioriteiten
- Gebruik tijdsblokken in plaats van losse taken
- Wees realistisch over hoeveel je kan doen
- Plan reflectiemomenten om je systeem te verbeteren
Misschien klinkt het als een open deur, maar het is makkelijker gezegd dan gedaan — althans voor mij wel. Heb jij een trucje dat werkt? Deel het in de reacties, altijd leuk om te vergelijken!